Die Schulische Assistenz und Freizeitbetreuung GmbH Vorarlberg hat ein klares Ziel: Die Organisation und Sicherstellung von Schulassistenz und schulischer Freizeitbetreuung in Vorarlberg. Die SAF GmbH ist im Auftrag des Landes Vorarlberg tätig und stellt Assistenz-, Freizeitpersonal sowie Schulsekretärinnen an Pflichtschulen bereit. Das Team von rund 9 Mitarbeitenden übernimmt die personelle, organisatorische und administrative Abwicklung dieser Leistungen. In enger Zusammenarbeit mit Schulen, Schulerhaltern und dem Land Vorarlberg sorgt die SAF GmbH für verlässliche Abläufe und eine bedarfsgerechte Unterstützung im schulischen Alltag.

Aufgaben – So leisten Sie einen wertvollen Beitrag:

• Zeiterfassung verantworten: Sie tragen die Gesamtverantwortung für das eingesetzte Zeiterfassungsprogramm. Arbeitszeitmodelle, Sollzeiten sowie Berechnungen und technische Abläufe betreuen Sie fachlich korrekt. Als Ansprechperson unterstützen Sie Mitarbeitende bei Fragen zur Zeiterfassung und sorgen für eine einheitliche und nachvollziehbare Anwendung.
• Auswertungen durchführen: Sie erstellen relevante Auswertungen und stellen eine korrekte und zuverlässige Datenbasis sicher. Diese dient als Grundlage für weitere Abrechnungs- und Verwaltungsschritte.
• Bezugsabrechnung vorbereiten: Im Rahmen der Vorbereitung der monatlichen Bezugsabrechnung nehmen Sie eigenständig Eingaben im Lohnverrechnungsprogramm vor. Abwesenheiten prüfen, genehmigen, erfassen und pflegen Sie selbstständig. Damit tragen Sie wesentlich zu einer korrekten und termingerechten Abrechnung bei.
• Daten und Akten pflegen: Mitarbeiter- und Benutzerkonten, Zeitmuster, Zugriffsrechte sowie Akten führen Sie laufend und strukturiert. Eine vollständige und aktuelle Datenpflege ist Grundlage für reibungslose Abläufe in der Personalverwaltung.
• Personaladministration sowie Meldungen und Verwaltung unterstützen: Im Bereich der Personaladministration sind Sie für die laufende Datenerfassung und Dokumentation verantwortlich. Sie unterstützen im Schriftverkehr und bei der Rechnungsprüfung und übernehmen administrative Meldungen, insbesondere Versicherungs- und Vorsorgemeldungen an die ÖGK. Darüber hinaus bearbeiten Sie den Postein- und -ausgang sowie E-Mail-Anfragen, erteilen telefonische Erstauskünfte und leisten allgemeine administrative Unterstützung.

Anforderungen – das bringen Sie sinnvollerweise mit:

• Ausgebildet: Sie haben eine höhere Schule mit Matura abgeschlossen. Das geforderte Ausbildungsniveau kann auch durch eine abgeschlossene Lehre oder Fachschule im kaufmännischen Bereich mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung nachgewiesen werden.
• Erfahren: Erfahrung in der Verwaltung, Personaladministration oder in vergleichbaren organisatorischen Tätigkeiten ist von Vorteil. Sie finden sich dadurch rasch in bestehende Strukturen und Systeme ein.
• Lernbereit: Sie sind bereit, sich in neue Systeme, rechtliche Grundlagen und Arbeitsabläufe einzuarbeiten und an internen Schulungen teilzunehmen.
• Genau: Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und achten auf Details. Gerade bei Zeit- und Abrechnungsdaten ist Genauigkeit wesentlich.
• Eigenverantwortlich: Aufgaben erledigen Sie selbstständig, zuverlässig und termingerecht. Sie behalten den Überblick und sorgen für eine vollständige Weitergabe der Daten.
• Kommunikativ: Im Kontakt mit Mitarbeitenden, Schulleitungen und externen Stellen treten Sie freundlich und serviceorientiert auf. Sie erklären Sachverhalte verständlich und klar.

Arbeitserlebnis – das versprechen wir Ihnen als Arbeitgeberin:

• Gestaltungsfreiraum: Bei uns arbeiten Sie selbstständig, übernehmen Verantwortung und gestalten Aufgaben eigenständig mit.
• Hilfsbereitschaft & gutes Arbeitsklima: Das spüren Sie von Anfang an auch abteilungsübergreifend. Die beste Lösung finden Sie meist im Team. 
• Benefits: Jobticket, Dienstrad, Kinderzulage, Zuschuss zum Mittagessen und noch vieles mehr.
• Jobsicherheit & Urlaub: Nach dem befristeten ersten Jahr, bieten wir einen sicheren Job und bis zu 32 Urlaubstagen abhängig vom Lebensalter.
• Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir bieten grundsätzlich Weiterbildungskurse an und unterstützen Sie je nach den beruflichen Zielen individuell.  
• Work-Life-Balance: Dank flexibler Arbeitszeiten bekommen Sie private und berufliche Pläne gut unter einen Hut.